Під час міжнародної доставки можуть виникати ситуації, які потребують додаткових дій від відправника або одержувача: уточнення адреси, зв’язок із місцевим відділенням перевізника, сплата мита, надання документів або організація повторної доставки.
Western Bid допомагає клієнтам комунікувати з логістичними компаніями та безкоштовно надає послугу моніторингу проблемних відправлень. Однак важливо розуміти: менеджери Western Bid не відстежують у ручному режимі кожну посилку продавця на всіх етапах її доставки.
Тому відправнику необхідно самостійно перевіряти статуси своїх відправлень і своєчасно реагувати, якщо у відстеженні з’явилася інформація про проблему, задля уникнення повернень, які можуть виявитися дороговартісними, та утилізації посилки.
Що таке моніторинг проблемного відправлення
У кабінеті Western Bid є окремий розділ для роботи із проблемними відправленнями — “Моніторинг посилок”.
Моніторинг — це окреме звернення щодо посилки, яке може бути відкрите, якщо:
- Western Bid отримала запит або повідомлення від логістичної компанії щодо посилки;
- клієнт самостійно звернувся до служби підтримки Western Bid через проблему з доставкою;
- для вирішення ситуації необхідно зробити запит до перевізника або отримати додаткову інформацію від відправника чи одержувача.
Послуга моніторингу надається безкоштовно для відправлень, оформлених через особистий кабінет Western Bid.
У яких ситуаціях може знадобитися моніторинг
Моніторинг може знадобитися, якщо:
- перевізнику необхідно уточнити або доповнити адресу одержувача;
- доставка не відбулася і потрібно зв’язатися з покупцем;
одержувач має самостійно забрати посилку з місцевого відділення; - необхідно сплатити мито, податки або інші нарахування;
- перевізник запитує додаткові документи чи інформацію;
у відстеженні з’явився статус про затримку, утримання, повернення або іншу проблему; - посилка тривалий час не змінює статус;
- виникла потреба подати офіційний запит до логістичної компанії.
Western Bid отримує повідомлення від перевізника орієнтовно у 80% випадків, коли відповідний запит було сформовано локальним відділенням у країні одержувача.
Водночас не всі місцеві відділення передають такі запити Western Bid. Саме тому продавцю важливо не покладатися лише на автоматичні повідомлення, а регулярно перевіряти рух своїх посилок.
Що робити, якщо ви побачили проблему у відстеженні
1. Перевірте детальну інформацію у відстеженні
Зверніть увагу на останній статус, дату його оновлення та рекомендації перевізника. Рекомендуємо дивитися детальну інформацію по трекінгу не просто на сайті відстеження Western Bid, а на сайті логістичної служби, яка здійснює доставку останньої милі. Це можна подивитися, натиснувши на “View Details” та стрілочку біля “Traking Details”.
Іноді у відстеженні вже зазначено, що саме потрібно зробити: уточнити адресу, сплатити мито, надати документи або звернутися до місцевого відділення.
2. Зверніться до служби підтримки Western Bid
Створіть запит в особистому кабінеті: Служба підтримки → Пересилання (обрати у випадаючому меню).
У зверненні вкажіть:
- трек-номер посилки;
- короткий опис проблеми;
- актуальний статус відстеження;
- за можливості — скриншот або повідомлення, отримане від покупця чи перевізника;
- іншу інформацію, яка може допомогти з’ясувати ситуацію.
Менеджер перевірить надані дані. Якщо для вирішення проблеми потрібно звернутися до логістичної компанії, за відправленням буде відкрито моніторинг і направлено відповідний запит перевізнику.
3. Зв’яжіться з одержувачем
Паралельно рекомендуємо повідомити покупця про ситуацію.
У багатьох випадках саме одержувач може найшвидше:
- зв’язатися з місцевим офісом перевізника;
- уточнити адресу або контактні дані;
- домовитися про повторну доставку;
- забрати посилку з відділення;
- сплатити мито або податки;
- надати документи, які вимагає митниця чи перевізник.
Локальний офіс служби доставки часто має більше можливостей для оперативної комунікації безпосередньо з одержувачем.
Де відбувається комунікація щодо моніторингу
Уся основна комунікація щодо відкритого моніторингу відбувається в особистому кабінеті Western Bid.
Якщо менеджер надіслав запит, попросив уточнити інформацію або надав рекомендації, відповідати потрібно саме в межах відповідного звернення в кабінеті.
Повідомлення про нові запити та оновлення надходять:
- у розділ сповіщень особистого кабінету;
- на електронну адресу, зазначену у вашому профілі.
Рекомендуємо регулярно перевіряти як особистий кабінет, так і електронну пошту, включно з папкою «Спам».
Своєчасна відповідь особливо важлива, якщо перевізник встановив обмежений строк для уточнення даних, оплати митних нарахувань або погодження подальших дій із посилкою.
Чому важливо самостійно відстежувати посилки
Western Bid обробляє запити, які надходять від логістичних компаній і клієнтів, однак не має можливості вручну контролювати весь потік відправлень продавців.
Тому саме відправник має регулярно перевіряти статуси своїх посилок і комунікувати з покупцями.
Своєчасна реакція допомагає:
- уникнути повернення посилки відправнику;
- запобігти утилізації відправлення;
- зменшити ризик додаткових витрат;
- вчасно уточнити адресу або контактні дані;
- попередити покупця про необхідні дії;
- уникнути скарг, негативних відгуків і відкриття спорів на маркетплейсі.
Особливо уважно потрібно стежити за посилкою після її прибуття до країни одержувача та появи першої невдалої спроби доставки.
Коротко: як діяти при проблемі з доставкою
- Регулярно перевіряйте статус посилки за трек-номером.
- Якщо побачили проблему, створіть запит у розділі «Служба підтримки → Пересилання».
- Вкажіть трек-номер і детально опишіть ситуацію.
- Перевіряйте повідомлення в особистому кабінеті й відповідайте саме там.
- Паралельно зв’яжіться з покупцем і попросіть його звернутися до місцевого офісу перевізника.
- Не відкладайте вирішення питання, особливо якщо існує ризик повернення або утилізації посилки.
Оформлюючи міжнародну доставку через особистий кабінет Western Bid, ви отримуєте доступ до спеціальних тарифів зі значною знижкою, а також безкоштовну допомогу в комунікації з логістичною компанією у разі виникнення проблемної ситуації.
Часті питання про проблеми з доставкою
Чи відстежує Western Bid кожну мою посилку самостійно?
Ні. Western Bid не здійснює ручний постійний контроль кожного відправлення продавця.
Моніторинг відкривається, коли компанія отримує запит від перевізника або коли клієнт сам повідомляє про проблему, яка потребує звернення до логістичної компанії.
Чи отримає Western Bid повідомлення про будь-яку проблему з посилкою?
Не завжди. Western Bid отримує значну частину запитів, які формують локальні відділення перевізників, однак не всі проблемні статуси або повідомлення передаються компанії.
Тому відправнику необхідно самостійно перевіряти відстеження.
Де я можу побачити інформацію про проблемні посилки?
Чи можу я самостійно ініціювати розгляд проблеми?
Так. Для цього створіть звернення в особистому кабінеті в розділі: Служба підтримки → Пересилання. Вкажіть трек-номер і детально опишіть ситуацію. Якщо проблема потребуватиме звернення до логістичної компанії, менеджер відкриє моніторинг.
Чи потрібно мені самостійно зв’язуватися з покупцем?
Так, це рекомендовано.
Одержувач може швидше зв’язатися з локальним відділенням перевізника, уточнити адресу, погодити повторну доставку, забрати посилку або виконати митні формальності.
Де відповідати на запити менеджера?
Відповідь необхідно надавати саме в особистому кабінеті Western Bid у відповідному зверненні.
Сповіщення про нові повідомлення також надходять на електронну пошту, але вся комунікація та необхідна інформація мають бути зафіксовані в кабінеті.